一，文件5S管理整理

新益為|6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司概述：公司文件5S管理工作中最突出的問(wèn)題是管理人員無(wú)法明確確定工作中形成的哪些文件必須保存為文件。其次，要明確檔案的定義：在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人，并保留原始文本、圖像、聲音等原始記錄形式。簡(jiǎn)單地說(shuō)，企業(yè)文件就是一個(gè)通用術(shù)語(yǔ)，用來(lái)直接描述和反映企業(yè)活動(dòng)，并保留各種企業(yè)文件和資料以備日后參考。事實(shí)上，文檔以各種形式存在。在日常的文件管理工作中，需要從三個(gè)方面來(lái)判斷一個(gè)文件是否為文件：是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不斷積累形成的嗎？回顧未來(lái)的工作是否有價(jià)值？是原始?xì)v史嗎？是的，它將被保存為文件并妥善保管；不，活動(dòng)結(jié)束后會(huì)被淘汰。

5S管理培訓(xùn)

二，5S文件的重組管理

由于文件是從文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的，并且文件是逐年逐年制作的，而且雜亂無(wú)章，因此，只有按照某些程序和規(guī)則將文件集中保存才能將它們轉(zhuǎn)換成文件。這時(shí)，合理使用5S管理和重組工具-識(shí)別和定位，將大大提高工作效率。例如，如果公司組織會(huì)議，它將不可避免地產(chǎn)生許多相互關(guān)聯(lián)的文件和材料。會(huì)議的組織者將逐漸積累這些文件和材料，并在形成文件之前系統(tǒng)地反映會(huì)議活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程。因此，每個(gè)職能部門和每個(gè)員工應(yīng)始終圍繞其職能活動(dòng)進(jìn)行日常歸檔工作：在活動(dòng)計(jì)劃中是否考慮檔案的內(nèi)容和收集；活動(dòng)中產(chǎn)生的文件是否被標(biāo)記；是否按計(jì)劃收集文件；是否有專門指定的存放地點(diǎn)；文件傳輸過(guò)程中是否有跟蹤記錄。只有滿足以上幾點(diǎn)的要求，才將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件科學(xué)地存儲(chǔ)在一起，從而可以系統(tǒng)地反映各種活動(dòng)的原始面貌，并清楚地識(shí)別和定位。

三，文件5S管理清理

檔案是歷史記錄，是鏈接過(guò)去，現(xiàn)在和未來(lái)的信息鏈接，具有不可替代的重要價(jià)值。當(dāng)檔案形成過(guò)程中的文獻(xiàn)缺乏連續(xù)性和完整性時(shí)，檔案具有一定的局限性，不能真正反映歷史的全貌，其使用價(jià)值將大大降低。這就要求所有職能部門和每個(gè)員工都要承擔(dān)自己的工作，并對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行5S管理和清理工作：一項(xiàng)活動(dòng)中的文件是否連續(xù)且完整；文件存放處是否符合八防模式；文件是否移交；是否在文檔收集過(guò)程中確定問(wèn)題的原因并提出基本解決方案。同時(shí)，該公司對(duì)文件的集中管理即將進(jìn)行。以前的文件分散在各個(gè)部門或個(gè)人雇員的手中。當(dāng)檔案部門采取有效的收集方法和措施時(shí)，各職能部門及其員工共同努力，不斷完善和完善。還應(yīng)審查失蹤人員的狀況，以防止此類事件再次發(fā)生。

四，清理文件5S管理

企業(yè)檔案館真實(shí)地記錄了往復(fù)現(xiàn)象，使這一時(shí)刻成為永恒，為企業(yè)準(zhǔn)確地制定發(fā)展規(guī)律提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。沒(méi)有規(guī)章制度，該公司的文件5S管理系統(tǒng)已明確規(guī)定了歸檔工作的方向。但是，所有職能部門和員工仍必須結(jié)合自己的工作，規(guī)范日常檔案管理工作程序，定期評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施效果是否得以維持，并研究維護(hù)和管理方法。

五，文件5S管理素養(yǎng)

這就要求對(duì)每個(gè)職能部門和每個(gè)員工都進(jìn)行培訓(xùn)，并做好以下工作：檔案基礎(chǔ)知識(shí)、檔案規(guī)章制度；根據(jù)自己的職責(zé)，了解檔案的規(guī)章制度；遵守工作中的規(guī)章制度。檔案管理部門有義務(wù)提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，并通過(guò)全體員工的共同學(xué)習(xí)與協(xié)作，不斷完善檔案法規(guī)，提高檔案5S管理水平，形成良好的檔案管理氛圍，使檔案管理成為可能.立足基層，成為每一位員工，具有提高工作素養(yǎng)的優(yōu)勢(shì)。

如何做好文件5S管理？以上就是新益為|6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。