1．獨視為共

6S咨詢服務中心5S咨詢公司概述：所謂“獨視為共”，指的是“獨用”（個人使用）被視為“共用”，即個人（擔當者）使用的資料也要納入管理。在推行5S管理的過程中，有些員工認為有些資料只有自己一個人使用，所以沒必要整理。

辦公室5S管理案例

實際上請假、出差等特殊事件都可能發(fā)生工作移交的情況。因此，共用部分的資料應當整理到科室資料架，個人部分的資料既可以整理到科室資料架，也可以整理到個人資料架，但必須公開并按照要求進行標識。

2．公私區(qū)分

公私區(qū)分是指對公司資料與私人資料進行嚴格區(qū)分。在公司規(guī)章允許的前提下，員工們可以復印一些資料，或者從外部取得一些資料進行參考。但是，必須注明是“私人參考資料”。否則，一旦別人代替工作時，由于不了解情況，很可能將復印的舊版本文件當作新版本使用。因此，公私區(qū)分是為了明確文件資料性質，防止問題的發(fā)生。

3．柜架管理

在柜架管理中要求所有的柜子、架子均加上標識，明確責任部門、責任人、柜架上資料的類別等信息。這樣，現(xiàn)場人員不需要打開柜門，就能清楚地知道里面放置的是什么。如果資料擺放的效果不佳，很快就能找到責任人。此外，柜架管理還有利于節(jié)省出多余的文件柜和資料架或者是擴大存放空間，確保管理人員對柜架使用情況了如指掌。

4．資料歸位

為了使辦公室內(nèi)的資料更易管理和查找，應該實行資料歸位。資料歸位可以分為分類、標識和定位三個部分。首先，要根據(jù)文件資料的屬性進行不同類別的劃分；其次，在文件夾和放置位置上分別貼上相應的標簽，避免不同文件夾的放置出現(xiàn)錯位；最后，要采取一些合理的方法方便對文件夾的定位，保持文件夾的整齊。此外，還應加強對資料擺放的監(jiān)督和管理，杜絕個別人員由于懶散而隨便亂放文件。

5．桌面狀態(tài)為保持辦公室桌面的整潔有序，可將桌面上的資料分為待處理、處理中和已處理三類。

6．抽屜狀態(tài)如果公司允許員工存放私人物品，那么抽屜中的公司物品與私人物品應該分開放置。通?？蓪⑺饺擞闷贩旁谵k公桌最底層的抽屜中，其他抽屜只允許放置工作用品，并且應采用科學方法將物品固定，保證取物的方便與高效率。為了防止物品在抽屜來回拉動的過程中發(fā)生移位，可以引入形跡管理的方法，在抽屜中墊上一塊帶有各種工具形狀的膠皮，將剪刀、修正液、計算器等常用的辦公用品放到膠皮上的凹槽處，保證物品不移動。

7．張貼管理每家企業(yè)可以根據(jù)各自不同的情況規(guī)定張貼管理的細節(jié)。如果財力允許，企業(yè)可以購買白板專門用于各類文件的張貼；如果企業(yè)認為沒有必要花錢購買，也可以直接貼在墻上。但是，一定要明確允許張貼的區(qū)域，標明相關責任人。否則，墻上將會很快變得雜亂無章，不但影響視覺感受，而且容易造成重要文件的丟失，影響辦事效率。

8．管理5S管理強調(diào)每一個細節(jié)，要求每件事情都按照規(guī)章做到位，亂貼亂放本身就是違反5S管理要求的。公告板應當分區(qū)管理，如分成“5S專欄”、“公告欄”、“學習園地”等，在每個分區(qū)的正上方寫上標題，并且要有責任人。責任人有義務監(jiān)督其他員工是否張貼整齊，有義務維持版面的干凈整齊。清掃清掃的含義清掃是將工作場所內(nèi)看得見和看不見的地方打掃干凈，當設備出現(xiàn)異常時馬上及時進行修理，使之恢復正常運轉狀態(tài)。清掃過程是根據(jù)整理、整頓的結果，將不需要的部分清除出去，或者標示出來放在倉庫之中。

現(xiàn)場在生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現(xiàn)場變臟。臟的設備會使設備精度下降，故障多發(fā)，影響產(chǎn)品質量，使安全事故防不勝防；臟的現(xiàn)場更會影響人們的工作情緒。因此，必須通過清掃活動來清除那些雜物，創(chuàng)建一個明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質、高效率地工作。清掃的注意點清掃的注意點包括責任化、標準化和污染源改善處理：

任化所謂責任化，就是要明確責任和要求。在5S管理中，經(jīng)常采用如表4-1所示的5S區(qū)域清掃責任表來確保責任化。在責任表中，對清掃區(qū)域、清掃部位、清掃周期、責任人、完成目標情況都應有明確的要求，提醒現(xiàn)場操作人員和責任人員需要做哪些事情，有些什么要求，明確用什么方法和工具去清掃。