6S咨詢服務(wù)中心5S管理咨詢公司概述：檔案管理工作，是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案為社會服務(wù)的一項工作，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)。其特點包括檔案資源的緩慢性、管理過程的階段性、對答案形成者的依附性和對社會的封閉性。將源于企業(yè)現(xiàn)場管理的6S管理融入檔案工作，有利于提升檔案管理工作效率和檔案價值。

檔案6S管理

一、檔案6S管理的內(nèi)容

1、整理（SEIRI）

在行政機關(guān)、事業(yè)單位管理中，形成的文件在使用后有部分進行歸檔管理活動。對于沒用的文件或物品，應(yīng)及時整理。所以，這個整理的過程就是檔案“價值鑒定理論”的參與環(huán)節(jié)。只有熟悉基本的業(yè)務(wù)流程，才能充分結(jié)合“價值鑒定理論”，對要歸檔的文件材料進行判定。唯有這樣，才能避免一些沒用的文件或物品因占用過多的空間而浪費人力、物力和財力。 

2、整頓（SEITON）

對于企業(yè)的現(xiàn)場管理來說，其目的很明顯。而聯(lián)系檔案工作，可以發(fā)現(xiàn)有共同之處，這正是檔案管理工作業(yè)務(wù)的上架和保管活動。文件檔案進行基本的整理后，要將其放到專門的庫房中。其擺放位置，直接影響利用時的尋找時間，因此，有序的擺放和整齊的工作環(huán)境，有利于檔案工作效率的提高。 

3、清掃（SEISO）

該環(huán)節(jié)在檔案6S管理工作中，與其它的管理一樣，都是對所在環(huán)境的衛(wèi)生進行保潔管理。無論是人員工作場所，還是存放文件檔案等物品的庫房來說，干凈整潔的環(huán)境，有益于身心愉快和健康。有關(guān)心理學(xué)研究得出，環(huán)境能對人的情緒產(chǎn)生作用，整潔干凈的環(huán)境能帶給人舒適，在工作時的情緒也會高漲；因此、對檔案6S管理來說，這是必不可少的環(huán)節(jié)。 

4、清潔（SEIKETSU）

這個清潔環(huán)節(jié)，在具體的6S管理活動中扮演了重要的角色，是對前面環(huán)節(jié)的一個總括。根據(jù)其具體的含義，對于文件檔案6S管理活動就是制定標(biāo)準，更是制定文檔管理制度，使各個環(huán)節(jié)能有序進行。無規(guī)矩不成方圓，只有對常發(fā)生的事讓其有制度可以根據(jù)，便于管理，才能維持更好的狀態(tài)。 

5、素養(yǎng)（SHITSUKE）

在檔案6S管理中，對工作人員的素質(zhì)要求越來越高，而現(xiàn)實中很多單位都是一些兼職或一些特殊安排的人員從事檔案工作。隨著國家檔案館對外開放的進度，高素質(zhì)的專業(yè)人士需求加大。對于一些大型企事業(yè)單位，對檔案管理的工作人員重要性的意識逐漸加深。懂制度、團隊精神強的專業(yè)人員更能勝任。對那些在校受過高等教育的精英，在從事對口工作時，積極主動、言談舉止間更顯露出我們的高素質(zhì)。

6、安全（SECURITY）

安全是生活中需要注意的一個問題。從人身安全，到物品安全，再到信息安全等。安全問題無處不在。對于檔案來說，它的內(nèi)容承載了很多的歷史記錄，特別是國家和企業(yè)，國家秘密和商業(yè)秘密更是關(guān)系到全局利益，而信息類的安全問題，已成為社會重視的問題之一。當(dāng)然、對于檔案管理者來說，保護生產(chǎn)環(huán)境是它們實體及場所的安全問題。 

二、檔案6S管理的應(yīng)用案例

國內(nèi)一些大型的企業(yè)中，在90年代便開始關(guān)注6S管理。進入21世紀后，管理中應(yīng)用6S管理的企業(yè)也多了。比如華潤，6S管理使華潤集團成為國有控股公司的成功典范。華潤集團通過6S管理體系建立起“財務(wù)集權(quán)式”的總部管控模式，構(gòu)建出集團戰(zhàn)略制定、落實、執(zhí)行與監(jiān)控的管理系統(tǒng)，形成了集團6S管理體系循環(huán)流程，加強戰(zhàn)略協(xié)同，并在戰(zhàn)略實施與經(jīng)理人考核之間建立起有機聯(lián)系，優(yōu)化了評價體系，從而增強了集團控制能力和戰(zhàn)略執(zhí)行力。

適用于企業(yè)管理活動的6S管理活動，同樣適用于檔案管理。在《6S讓檔案工作插上翅膀》一文中，作者曾簡潔的介紹過檔案工作中應(yīng)用6S管理，能使原有工作做得更好。對于作者所在單位適用6S管理與檔案管理工作相結(jié)合后，其效果表現(xiàn)在各單位檔案庫房的標(biāo)簽更大、檔案碼整齊、各類物品井井有條，同時、提高了檔案工作內(nèi)在質(zhì)量，檔案案卷質(zhì)量更標(biāo)準化、規(guī)范化，檔案人員服務(wù)水平更好、服務(wù)熱情更高。

事實證明，6S管理工作是提升檔案部各項工作的助推器，也是“6S”精神所在。在企業(yè)中，檔案工作的推行將伴隨著其他工作的6S管理同步進行。認真做好6S管理，提高效率、完整資料，便于數(shù)據(jù)的清理和排查，這是6S管理工作的目的，也是檔案管理的工作目的。